Quel temps faut-il?
Nous l'avons constaté précédemment avec l'injonction idiote et improductive du multitasking, notre rapport au temps et à ce que nous en faisons est partiellement conditionné par l'environnement dans lequel nous évoluons.
Mais pas que. Une autre partie a fait le voyage avec nous depuis l'enfance, grâce (à cause?) des messages répétés par les figures d'autorité comme les parents, la famille, les professeurs, etc. Vous ne voyez pas? "Dépêche-toi", "Arrête de traîner", "On va être en retard", voilà quelques exemples de phrases qui à force de répétition ont généré un règlement de copro inconscient régissant votre fonctionnement. Parmi les 5 drivers, il y en a un - Dépêche-toi - qui ne laisse pas trop de doute quant à l'impact qu'il peut avoir. Les 4 autres (Sois parfait, Sois Fort, Fais Plaisir, Fais un effort) ont eux aussi à leur manière conditionné une partie de votre relation au temps.
Tout cela est très bien, mais est-ce à dire que nous n'y pouvons rien? Que nenni... Nous choisissons en conscience ce que nous faisons de notre temps, et avant de parler méthode, organisation et gain d'efficacité, il est intéressant de regarder ce que nous raconte Eric Berne sur la structuration du temps.
Mais juste avant, un détour s'impose par les mangeurs de temps. Si on devait résumer, il s'agit d'une activité pour laquelle le ratio temps passé / bénéfice est faible ou une tâche impossible ou trop difficile. S'il y a parmi vous des addicts de la qualité, du kanban & co, vous avez probablement reconnu les MUDA et les MURI. Certaines de ces activités sont hélas indispensables. D'autres non. Mais surtout, elles sont de deux catégories bien distinctes:
Involontaire : facteurs externes (bruit, visites imprévues, mails, téléphone...), facteurs organisationnels (allocation des ressources, méthodes en place, clarté de la communication, des objectifs, réunionite, management, etc.)
Volontaire : ensemble des facteurs personnels tels que la procrastination, la capacité d’attention, la méconnaissance de son horloge interne, l’incapacité à dire non, à déléguer, le manque d’ordre, les tendances naturelles au papillonnage, l’organisation personnelle, etc.
Accepter de reconnaître et de se bagarrer avec ses mangeurs de temps volontaire est un exercice difficile, mais fort utile voire indispensable si on vise un gain d'efficacité. Une première approche peut consister en l'exercice suivant:
Identifier sur période type de votre activité l'ensemble des activités récurrentes, habituelles...
Repérer celles qui ont objectivement une importance faible, voire nulle.
Pour chacune des tâches identifiées, répondre simplement et là encore objectivement aux questions suivantes:
Si je ne faisais pas, quel serait l'impact?
Objectivement, puis je me permettre de ne pas la réaliser? Quel en serait le coût pour moi? Mon environnement? Est-ce ok? Respectueux de mon écologie?
Est-il possible de réduire ou optimiser le temps passé sur cette tâche? Si oui, comment?
Quelle serait la fréquence idéale, le moment idéal pour la mener à bien?
Ceci étant, retour sur papa Berne et l'Analyse Transactionnelle.
Selon l'AT, il existerait 6 modes de relation au temps:
Le Retrait: posture d'évitement ou de passivité , dans laquelle je me positionne volontairement physiquement et mentalement loin des autres. Ex: être "dans la lune" dans les transports en commun.
Le Rituel: Façon socialement admise de commencer et achever un contact relationnel. Assimilable à un automatisme, une séquence répétitive maintenant dans le connu, le maîtrisé, où l'engagement personnel est modéré. Ex: la pause café avant de commencer la journée. Pour le fun, amusez vous à répondre "NON" à la question rituelle "comment ça va?", vous risquez de provoquer une réaction intéressante chez votre interlocuteur...
Le Passe temps: conversation balisée, "small talk" qui se déroule facilement. Peut être un moyen de tester l'autre avant de décider de s'engager dans une relation moins superficielle.
L'Activité: Structuration du temps par atteinte d'objectifs (et l'envie d'éprouver un petit sentiment d'utilité)
Les Jeux: d'ordre psychologique, où l'on endosse successivement les rôles de sauveur, victime, persécuteur (plus d'infos ici)
L'Intimité: moment bref et peu fréquent d'échange authentique, structuration la plus valorisante, exempte de volonté manipulatoire.
Dans l'absolu, il n'y a pas de bonne ou de mauvaise relation. Il est fort probable que chacun d'entre nous alterne entre différents modes au cours d'une même journée, parfois sans réellement nous en rendre compte. Le fait est en revanche que les modes 4, 5 et 6 sont plus valorisants que les précédents, et peuvent donner l'impression que le temps n'a pas été perdu, que nous avons été efficace, en raison peut être de l'existence d'un résultat...
Et bien entendu, il n'est pas possible de se débarrasser d'un mode en particulier, car cette organisation répond à notre besoin de structure. En revanche, il est possible d'essayer de quantifier le temps passé au cours d'une journée sur tel ou tel mode, de voir si ces résultats vous conviennent et au cas où la réponse serait négative de réfléchir à ce qu'il conviendrait de modifier pour que le résultat soit satisfaisant.
S'organiser pour gagner en efficacité, "mieux gérer son temps", quel que soit l'objectif, il est important de comprendre et d'analyser la structuration que nous donnons à nos journées et pourquoi nous le faisons ainsi. Si l'Analyse Transactionnelle donne une grille de lecture intéressante, ce n'est pas la seule et on pourrait par exemple se référer à la Process Com' et à ses 6 dynamiques... Tout cela nous concerne en tant qu'individus, reste à voir ce que nous pouvons faire pour ne pas laisser l'environnement nous polluer outre mesure! Ce sera à suivre très prochainement, juste après avoir mis le doigt sur la principale double erreur qui plombe nos journées.
A suivre,
Arnaud
PS: si vous souhaitez identifier votre driver, rendez-vous sur l'espace membre du site où un test vous attend!